Osaamisen kehittäminen

Vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn ja ajanhallintaan

Näin kesälomien jälkeen ja arjen pyörähtäessä käyntiin ajattelin koota yhteen vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn ja ajanhallintaan työelämässä. Omalla kohdallani vuosien saatossa muodostuneet käytännöt ovat luoneet itselleni hyvät raamit siihen, miten nykyään työskentelen tehokkaasti ja käytän rajallisena olevan aikani mahdollisimman hyvin hyödyksi.

Vinkki 1 – Saapuneet-kansion tyhjänä pitäminen

Kauhulla aina katson, kun kollegoiden sähköpostilaatikot ilmoittavat, että saapuneet kansiossa on satoja luettuja ja lukemattomia sähköposteja. Minulle tällainen tilanne olisi aivan painajainen! Sadat inboxissa roikkuvat sähköpostit saavat oloni tuntumaan siltä, etten ole tilanteen herra ja tämä jos mikä stressaa ja syö aivan turhaan omaa aikaani ja voimavarojani.

Oma tapani on pitää inboxin saapuneet kansio niin tyhjänä kuin pystyn. Kaikki vastaanottamani sähköpostit, jotka eivät vaadi toimenpiteitä, lajittelen aina lukemisen jälkeen suoraan sähköpostin arkistointikansiohin. Kansiot olen kategorisoinut sähköpostien aihepiirien mukaisesti. Vain ne sähköpostit, jotka aiheuttavat toimenpiteitä, jätän odottamaan jatkokäsittelyä saapuneet kansioon. Priorisoin saapuneet sähköpostit tärkeysjärjestykseen. Tärkeät, nopeaa reagointia vaativat viestit liputan, jotta ne eivät epähuomiossa huku muiden sähköpostien joukkoon.

Kun olen saanut hoidettua sähköpostin aiheuttamat toimenpiteet ja vastattuani viestin lähettäjälle, siirrän samalla kyseisen sähköpostin sille kuuluvaan arkistointikansioon. Näin inbox pysyy aina hyvässä hallinnassa ja sieltä löytyy aina vain kourallinen  jatkotoimenpiteitä vaativia sähköposteja prioriteettijärjestyksessä satojen sähköpostiviestien luoman kaaoksen sijasta. Tällä tavalla toimittuna inbox toimittaa automaattisesti myös tehtävälistan virkaa.

Vinkki 2: Sähköpostien arkistoiminen

Joku voi pitää hulluna, mutta minulla on kymmeniä ja taas kymmeniä sähköpostin arkistokansioita ja niille vielä omia alakansioita. Kaikilla erilaisilla teemoilla, joilla saan sähköpostia inboxiini, olen luonut omat kansionsa. Näin ollen löydän pitkänkin ajan päästä helposti etsimäni vanhan sähköpostiviestin ilman sen suurempaa vaivannäköä ja stressiä. Tällä tavalla minulla on myös helppo käyttää hyvin hyödyksi vanhoja sähköpostiviestejäni uusien viestien pohjana.

Tietyille sähköposteille, kuten toistuville uutiskirjeille, kannattaa luoda outlookkiin omat säännöt, jotka ohjaavat automaattisesti uudet saapuneet sähköpostit niitä varten luotuun sähköpostikansioon. Tällä tavalla vähemmän tärkeät sähköpostit eivät tuki turhaan saapuneet kansiota ja päätät itse, milloin on sopiva aika lukea suoraan arkistokansioon siirtyneet sähköpostit.

Vinkki 3: Tee to do -lista

Inboxin saapuneet kansiossa roikkuvat käsittelemättömät viestit ovat tehtävälistani perusta. Lisäksi on paljon muita suurempia tai pienempiä asiakokonaisuuksia, joista ei tule kuitenkaan erillistä sähköpostia, vaan ne ovat muuten muistettava pitää työn alla. Näille tehtäville minulla on oma to do -lista ruutuvihkolla. Aina kun jokin listan asioista on saatu tehtyä, yliviivaan tehtävän. Yliviivaaminen auttaa sisäistämään, että tehtäviä on tehty ja asiat menevät eteenpäin. Tämä on tärkeä osa sitä hallinnatunnetta kaikille niille tietotyöläisille, joilla on työstössä useita pieniä ja suuria asioita yhtä aikaa ja joiden lopputulemana on harvoin nähtävissä konkreettisia, fyysisiä työn jälkiä.

Vinkki 4: Kalenterin käyttäminen

Olen huomannut, että monet käyttävät sähköistä kalenteria vain palavereiden merkitsemiseen ja jättävät muun ajan kalenterista tyhjäksi. Itse käytän kalenteria ihan kaiken ajankäytön suunnitteluun, puolen tunnin tarkkuudella. Tämä tapa auttaa kummasti työpäivien ja -viikkojeni suunnittelussa.

Merkitsen kalenteriin palaverien lisäksi kaikki työvaraukset eli mitä tehtäviä olen ajatellut milloinkin työstää. Eri tehtäväkokonaisuuksilla on myös oma värikoodinsa, jolloin yhdellä nopealla silmäyksellä näe heti, mistä työpäiväni tai työviikkoni sillä hetkellä koostuvat. Kalenteriin tehdyt työvaraukset auttavat pysymään oman kalenterin herrana, eikä palaveribuukkauksia tule niin herkästi suunniteltujen työvarausten päälle.

Tehtävävarausten merkitseminen kalenteriin auttaa siinä, että varaan sopivan määrän aikaa kullekin työtehtävälle, keskityn yhteen tehtävänään kerrallaan eikä kiire pääse yllättämään. Näin saan tehtävät tehtyä ajallaan ja vähennän työaikani ryöstämistä johonkin muuhun vähempiarvoisempaan tehtävään. Kalenterin työvaraukset ja palaverit kertovat myös suoraan, mitä minäkin päivänä olen saanut aikaan. Se auttaa pitämään kirkkaana mielessä, että asiat menevät eteenpäin silloinkin, kun konkreettia, käsinkosketeltavia työnjälkiä ei ole nähtävissä.

Vinkki 5: Keskeytysten vähentäminen

Keskeytykset ovat työelämän yksi suurimmista haasteista. Itse yritän taklata turhat keskeytykset muutamilla eri tavoilla. Ensinnäkin pidän puhelimeni äänettömällä aina, kun jokin tehtävä vaatii tiukkaa keskittymistä. Harvoin on tarvetta olla tavoitettavissa heti sillä sekunnilla ja vastaamattomaan puheluun voi aina palata myöhemmin takaisin. Somesta töiden keskeyttäjänä ei kannata edes puhua, somet ovat minulla aina kiinni töitä tehdessäni, sillä se on varmasti pahin töiden keskeyttäjä ja aikasyöppö.

Avokonttorissa työskennellessäni pidän usein kuullokkeita korvilla, vaikka en niistä mitään kuuntelisikaan. Kuullokkeiden tuoma hiljaisuus auttaa hurjasti keskittymisessäni ja se samalla viestii sanattomasti kollegoilleni, ettei nyt ole hyvä hetki häiritä. Vaativimmat, täydellistä keskittymistä vaativat työtehtävät teen yleensä etänä, kotoa käsin. Vaihtoehtoisesti konttorilla ollessani poistun työpisteeltäni neuvotteluhuoneeseen aina kun haluan välttää turhat keskeytykset.

Vinkki 6: Muista tauotus

Kun on järkyttävä kiire ja stressi päällä, pahin moka on jättää tauot pitämättä ja yrittää kuroa kiirettä sillä tavoin kiinni. Aivot siinä missä muutkin lihakset tarvitsevat tasaisin väliajoin taukoja suoritusten välissä, jotta vireystila pysyy tehokkaasti yllä. Hetki jutustelua kollegoiden kanssa tai pieni taukojumppa saa ajatukset hetkeksi työstä muualle ja voin vannoa, että pienen paussin pitäneet saavat työnsä valmiiksi lopulta nopeammin ja vähemmällä stressitasolla kuin ne, jotka jättivät tauot välistä.

Vinkki 7: Lisää niksejä tehokkaampaan työskentelyyn

Jos koet tarvitsevasi omaan ajanhallintaan lisää hyviä vinkkejä, niin kannattaa lukea Sampo Sammaliston Viisas pääsee vähemmällä kirjan 52 niksiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään. Kirja on nykyaikaisen ajatustyöläisen selviytymisopas, joiden neuvoilla vähennät kiirettä ja stressiä ja saat enemmän aikaa tehokkaaseen työskentelyyn. Kannattaa lukea!

Mitkä ovat sinun hyväksi todetut vinkit tehokkaaseen työskentelyyn ja ajanhallintaan? Laita vinkit jakoon kommetoimalla postausta!


Seuraa blogiani Facebookissa ja Bloglovinissa.


Lue myös nämä

Ei kommentteja

Jätä kommentti